Gestor de Eventos

Gestor de Eventos

Em um evento, por mais que você se esforce, se não houver equilíbrio, algo vai dar errado. E o dano sempre recairá, física e emocionalmente, sobre o cliente, que não é gestor de evento e quer abraçar o mundo com as pernas.

Para quê mesmo? Economizar? Não se maltrate. Porque o mais difícil é encontrar o equilíbrio e manter a harmonia entre todas as partes. Para isto, você precisa valorizar e investir da maneira correta em todos os itens do evento: materiais, físicos, culturais e emocionais! Afinal, estamos falando de pessoas e investimentos. Eventos com elevado grau de exigência. Eventos Premium.

canetaConseguir visualizar todo o evento de trás para frente, notar se houve falta ou excesso em algum ponto e conduzir o seu planejamento requer muito conhecimento técnico, bom gosto, bom senso, cultura, estudo, atualizações, frequências, contatos e troca com outros eventos e profissionais. Deu conta de tudo? Porque só de uma parte não adianta! Se você acha que conseguiu, depois do evento venha ser meu sócio ou fazer parte da minha equipe. Não? Então nos contrate para organizar e fazer a gestão do seu evento.

Não é à toa que alguns de meus ex-funcionários assumiram postos de liderança em outras empresas de eventos ou abriram a própria ao saírem daqui. No entanto, nenhum se aventurou a trabalhar com gestão de eventos, apenas com alguns serviços específicos como cerimonial, decoração ou montagem. Entendam: gestão é “brincadeira” para poucas mentes e corações.

Logo, é preciso entender as vantagens de se contratar um bom gestor. Aliás, bom não, ele deve ser, no mínimo, excelente. Você vai investir entre 5 e 15% do valor do seu evento, então não faz sentido você economizar no serviço e no profissional mais importante.

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Com um gestor de eventos competente, você vai chegar aos seus eventos seguro, descansado, radiante e feliz. Vai conseguir dar atenção a todos além de sua familia; vai passar  vibração e alegria nas fotos ao lado de seus parentes, seus clientes e seus melhores amigos;  vai conseguir trocar pelo menos algumas palavras com os que fizeram a gentileza de vir de longe ou de se locomover com dificuldade até o local do evento, enfim, será um verdadeiro anfitrião, sem deixar de se divertir e aproveitar a festa que tanto sonhou!

E pra deixar tudo ainda melhor, com certeza terá feito valer cada tostão investido no evento. Porque o gestor profissional não deixa o cliente desperdiçar dinheiro! Ao contrário, o faz render , podendo converter os valores economizados em  serviços e detalhes que não foram imaginados antes, engrandecendo o evento.

Organizar seu próprio evento é garantia de stress, estafa e até baixa da imunidade. Garanto que ganhará, no mínimo, uma gripe nos primeiros 15 dias do pós festa. Não vale a pena. Reserve este período somente para receber mensagens, flores e telefonemas de agradecimento e congratulações pela perfeição do evento.

Festa boa é um investimento alto, porque “desejo em festa” é a convergência de vaidade, retribuições, investimentos sociais, políticos e SDVGS (Só Deus, Você e o Gestor Sabem) o que mais! Por isso, insisto: o melhor custo-benefício que há no mundo dos eventos é contratar um gestor profissional.

sad brideAcredito que algumas pessoas, por conhecerem histórias de desastres ocorridos em eventos por conta de maus gestores e maus cerimonialistas, acabam fazendo a péssima opção de abrir mão deste profissional. As duas situações são lamentáveis: os desastres ou a falta de inoperância nos eventos e, pior, a generalização. Os maus profissionais não podem nortear o conceito sobre os bons.

Quanto mais alto o seu grau de exigência, mais importante o papel do gestor. Porque transferir para outro profissional esta função, certamente, vai desequilibrar o seu evento. É muito comum uma empresa oferecer mais este serviço como “cortesia” na hora de fechar um contrato. Fique alerta! Já imaginou um advogado cuidando da saúde do seu coração?  Um cerimonialista cuidando do evento inteiro?!  É isto. Cada serviço deve ser prestado por quem entende dele. Assim, começaremos a tratar do evento como gente grande.

O seu papel, cliente, será o de imprimir sua personalidade nas direções e escolhas de tudo. Mas quem vai fazer as coisas se interligarem e funcionarem, otimizando cada um dos serviços e cada um dos valores que você investiu, é o “mago” que tudo conhece, enxerga e prevê: o Gestor.

cultureContratando um bom gestor, vai ter um relacionamento profissional de mesmo nível social e cultural, podendo decidir juntos sobre os detalhes que farão a diferença no evento.  Perfeito, não? Poderão antecipar todo o planejamento, deixar tudo pronto em blocos para reavaliações e inserções atualizadíssimas e, com isto, otimizar o seu tempo. Veja quanto tempo será economizado com burocracias, deixando para você somente aquilo que quiser fazer. Poder delegar tarefas a alguém que você tenha total confiança pelo discernimento, pelo bom gosto, pelo conhecimento global do projeto e em condições de decidir por você, é algo de valor inestimável.

E como saber qual gestor escolher? Veja: um bom gestor tem cultura, conhecimento técnico de todos os serviços – todos – e vai te dar segurança e tranquilidade em tudo o que você escolher contratar. Conhece o mundo, lê, estuda, pesquisa e se atualiza diariamente. Conhece de contratos, direitos, obrigações, licenças e taxas. Revê cláusulas, conhece tempo de montagem de todos os serviços e entregas. Conhece os fornecedores, suas vantagens e desvantagens, pontos fortes e fracos. Sabe lidar com todos eles. É amigo dos braços direitos dos fornecedores. Tem o respeito de todos, é bem relacionado e tem ótimos contatos.

Um bom gestor consegue negociações e descontos que nem sempre o cliente consegue. Um bom gestor tem anos de experiência e já passou por todas as intempéries. Conhece de etiqueta, de moda, de comportamento. Fala no mínimo inglês fluente e pode resolver várias situações em outras cidades e no exterior por você, ou em sua companhia, orientando e ajudando nas escolhas. Tem o nome da empresa sem dívidas e com SICAF em dia. Tem crédito e referências. Tem sempre as soluções. Tem extenso portfólio.

tecnologiaUm bom gestor está atualizado e usa tecnologia de ponta para evitar desperdícios e garantir a garantia do evento e a sua. Usa tecnologia para fazer a gestão de suas equipes e serviços. Mas, além disso, tem todo o seu evento na memória e é capaz de executá-lo sem ler um papel. Um bom gestor sabe fazer o evento com a personalidade do seu cliente. A inteligência e elegância do gestor está, portanto, em equilibrar o objetivo do seu cliente com os convidados que ele receberá, nunca abrindo mão da qualidade, segurança, conforto, beleza, magia, tecnologia, acabamento e sofisticação.

Então pense duas vezes antes de economizar contratando cerimoniais no lugar de gestores, ou atribuindo a  assessores e ajudantes esta enorme responsabilidade que, certamente, deixará , no mínimo,  desequilibrado um momento tão importante. Você merece estar inteiro e pleno no seu evento perfeito! E é pra isso que estamos aqui.

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